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會議會展

安徽黃山會議接待須知

發布日期:2017-03-02 瀏覽次數:1559

安徽黃山會議接待須知

黃山會議接待須知,隨著全國會務市場的成熟,越來越多的黃山旅行社逐漸增加和轉型會議會展這塊的業務,黃山友誼國際旅行社也跟隨大流,也開辟了黃山會議會展地接服務部門,因主公司旅行社的背景,手上擁用優質的黃山酒店與合肥酒店的資源,公司內部有一批訓練有素專業的會秘、導游等從業人員。另外公司的強大旅游車隊是各種來黃山、合肥的培訓會、企業年會、新產品發布會、行業技術論壇會議等商務會議的堅強厚盾。為更好的完成各項接待任務,公司進行了精細化的管理,公司分會議業務咨詢部、會議酒店采購部、會議考察計調部、會議接待部(會秘,會議現場財、導游等)等部門,公司按ISO流程將各部權責明細化,將接待形成流程化的文件傳達現場。讓我們形成:善于學習、持續改進、有效整合、踏實努力、勇往直前的接待文化,以PDCA循環為基礎,力爭成為全國一流的黃山會議接待公司。

實話實說,黃山友誼旅行社(以下簡稱黃山旅行社)-黃山會議接待部門成立之初,部門里只有2名員工配置,別說接待大型會議了,我們連什么是正規會議的流程與表單都搞不清楚,我們對會議的理解就是:幾十人或者幾百人,在酒店預定好房間,然后利用半天或者一天的時間在會議室里交流一下,主要的目的還是會后旅游。從現在公司的專業角來講是不正確的。真正的會議接待服務,對于會議接待方來說,所需的遠遠不止這些。因此黃山旅行社-黃山會議地接部門,形成了一套完整的會議流程,大體包括以下多方面的內容:

黃山會議接待服務-黃山旅行社

一、會前部分

1、會議主題確定:初步與客戶確定本次會議的主題、目的、時間等相關信息

2、會議議程設定:確定會期、討論內容、宣傳方式等

3、甄選會場:根據客戶提出的前期預算,結合企業所掌握的當地的會議酒店數據庫,為客戶推薦適合舉辦此次會議的場所,并確定下來

黃山會展接待服務-黃山旅行社

二、會中部分

1、嘉賓接機:落實參會嘉賓或部分領導是否需要接機,并提前選擇有正規運營資質的車隊安排相關用車計劃

2、簽到接待:所有的來賓第一時間抵達會議酒店后,均需進行簽到環節,此環節很重要,工作量較為繁重

3、會場布置:根據會議主題、企業文化等信息對會場進行包裝布置,并保證所有效果美觀度

4、設備安裝:由于某些會場需要特殊效果營造,所以需要提前架設如:LED帕燈、啟動球、電子燈具等設備,并提前做好調試工作

5、會議執行:安排專人對整場會議進行跟蹤執行,隨時協調臨時情況,保證做到個環節之間無縫切換

6、會秘服務:由專人負責會議期間的一切非保密性記錄工作

7、攝影攝像:一般設置攝影師、攝像師各一名,將現場一一記錄下來

8、晚宴策劃:晚宴的流程非常重要,演出內容一定要與會議主題相融合

9、酒水調配:通知簽約酒水供應商按時、保質保量的提供酒水服務

黃山會議會接待服務-黃山旅行社

三、會后部分

1、會后考察:幾乎每個會議之后都需要旅游考察安排,要根據客戶預算提供性價比高的周邊旅游產品服務

2、禮品制作:會議禮品往往是被大多數公司忽略的地方,不一定要很昂貴,但是一定要有紀念意義

3、嘉賓返程:會議結束后的最繁重工作就是嘉賓的返程,這一環節安排得當與否,直接影響到主辦方此次會議的滿意度

  這些內容都是我們通過不斷的總結得來的,看似輕松的幾行文字,背后隱含著世通會議公司員工的不懈的學習、完善與整理的努力,當初為了公司發展,我們進行了很多的嘗試,平面廣告、上門拜訪、電話銷售。均沒有得到很好的效果,最終我們經過研究確定了公司發展的思路:通過精品、專業標準流程化的服務留住老客戶的信任,并依托互聯網、相關協會,不停的開發新的客戶,將公司的服務項目面向全國客戶拓展。

近年來,黃山會議接待公司-黃山旅行社,在依托專業公的管理、一站保姆式的服務、互聯網以及商務。公司逐漸成為安徽會議接待行業的一匹黑馬,公司2016年會議接待場次達50多場,超過600人的高標會議有5場,其中不乏與一些大公司合作,如:DELL、聯想、鋼之家網、金正大化肥等很多來自全國各地的企業客戶(其中金正大化肥黃山訂貨會與會人數2000人),并順利成為以上企業的安徽及華東地區優秀的會議會展合格供應商。同時也為我們的會議接待業務水平提升奠定了堅實的基礎。展望2017年,公司將全力投入到互聯網推廣,更回緊密的加強與各大協會、企業合作,不斷的更新、改善、提高公司高水平會議接待業務技能。力爭在收獲財富的同時,也積累了很多的優質客戶的信任。

榮譽面前,我們沒有驕傲,會展旅游行業中還有很多我們沒有接觸過的地方,黃山旅行社-黃山會議接待部門的同事,正以飽滿的熱情和勇往直前的精神奮力向。我們堅信,在未來的中國會展旅游市場中,我們仍將是永遠沖在最前沿的那一匹黑馬。

來安徽合肥、黃山開會,就請選擇優秀的黃山會議地接公司-黃山友誼國際旅行社有限公司,我將以萬全的準備承接:各位來黃山培訓會、黃山企業年會、黃山產品發布會、黃山訂貨會,以及來黃山參加的各類商務活動。

黃山友誼謁誠為您服務!

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