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會議會展

安徽會議地接公司-會議策劃技巧

發布日期:2017-04-03 瀏覽次數:1677

黃山會議地接公司-會議策劃技巧

黃山會議地接公司-黃山旅行社會議策劃技巧,明確職責任務:會議有多種類型,不同的會議有不同的要求,會議在召開前,需要清晰的了解到會議的要求,如會場要求,會議硬件配置要求,住房標準,發票要求,費用收取,接送站服務與預算,會議期間用餐,代表簽到以及代表信息的掌控,會場布置臺型,布展設計與現場指揮等等,因此最重要步驟是收集方方面面的信息,將收集這些信息進行分類處理,并制定工作的計劃。并通過會議計劃對會務工作人員進行明確的分工和考核,今天假定會議在安徽召開需要進行的一系列的工作與注意要點。

安徽黃山會議地接公司-黃山旅行社

一、制訂預算:制定可行預算或按既定預算安排有關工作;確定各項工作的時間安排。

A.交通費用:
1、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的接送交通費用;
2、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通及接送站費用。
3、交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通及接送費用。

4、一般會務交通接送站,外包給安徽會議地接公司,會議地接公司在車隊拿價與車隊溝通及安全這塊有強大的優勢。

B.會議室費用:
1、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備(有些酒店含)、LED、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。
2、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(如:可向專業的黃山會議地接公司黃山旅行社咨詢,以便獲得最適宜的性價比),當地的會議地接公司在當地的酒店有一定的影響力,否則會極有可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。
3、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可與黃山會議地接公司-黃山旅行社協商,由會議地接方出面協助解決。
4、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?;谶@些支持均為臨時性質非長期合作關系,如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓黃山會議地接商黃山旅行社代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協議。

C.住宿費用:住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面,由于主辦方會議召開通常不在一個位置,與當的酒店合作不多,拿價方面沒有當地的會議公司有優勢,對于會議而言,住宿費是主要的開支之一。因此尋找專業的黃山會議地待公司黃山旅行社通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍(相關消費是否要撤吧,主辦方需要與地接方協商好)。

D餐飲費用:會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。
1、早餐:通常是自助餐(一般安徽酒店會議住房有含早服務,早餐一般為自助餐。費用含在住宿費中)
2、中餐及午餐:中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算——自助餐形式(一般自助60人起座,保底根據預報人數商定),按桌預算——圍桌式形式(10人一桌)。如果開自助餐,考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定保底人數收取費用。
3、酒水及服務費:通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
4、會場茶歇:此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非常態的定制服務,可能需要增加額外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。(有些主辦方自備茶歇,部分酒店是不允許,在允許的情況下,酒店會收取一定服務費,但有些酒店還是可以溝通的)
5、聯誼酒會/舞會:事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認。

安徽黃山會議地接公司-黃山旅行社

E.會議考察費用(旅游費用):通常再會議結束以后會安排與會代表參加當地特色的旅游考察活動,一般來說可以找一些旅行社來安排會議旅游,費用由旅行社根據會議人數和天數報價。安徽這塊一般到黃山游玩考察的比較多,安徽會議地接公司,一般都從事黃山旅行社分業務,所以旅游這塊可直接與安徽黃山會議地接公司對接即可,重新找旅行社有些舍本逐末了,而且費用可能會更高,打包價格方面優勢多多。

F.設備視聽費用:除非在室外進行,否則視聽設備的費用通??梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:設備本身的租賃費用,通常按天計算;設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理;音源;主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理。

G.宴請及演出費用:通??梢赃x定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

H.預計外支出:指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括各類文秘、禮儀、司儀、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯、臨時商務用車、匯兌、會議過程中的點心、水果及調制色酒等等。這些服務通常是臨時或者按時提供的,這些費用的預算很難計劃,在預算時通常按類別籠統計算,不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過安徽會議地接公司操作,那么告訴會議地接公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可,由雙方財務或者相關人員核定。

二、完成計劃(預計召開會議的日期;會議預計召開幾天;打算在什么地方召開會議;會議形式或程序是什么;需要多大的場地;將有多少人到會;會議預算是多少;打算選用什么級別的酒店和設施;打算選用最高級的房間標準是什么;誰來制作會議邀請函;會議是否需要向與會者打印相關資料和會議禮品;會議的發言人有哪些;會議需要什么樣的視聽設備;需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;與會者是否可以攜帶家屬;如何為與會者安排一些特別活動;如何為與會者及其家屬安排一些特別活動;會議的整體流程安排;會后旅游安排;會議代表的返程等等)

報批計劃:在完成會議整體計劃以后,提交上級主管部門審批,等待通過時候同時運作會議相關事宜,這樣在會議計劃通過以后馬上就可以投入運作

黃山友誼旅行社攜手公司黃山會議地接服務部門,為您提供專注專業的安徽全境會議地接服務。



黃山會議地接公司電話(會議專線):18355991173

0559-2355815

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